Рано или поздно почти каждый предприниматель, работающий с частными клиентами, задается вопросом о кассовом аппарате (kasa fiskalna). Нужен ли он мне? С какого момента? Сколько стоит и что с ним потом делать? Сейчас все проясним понятным языком.
Касса: знакомимся
Кассовый аппарат (kasa fiskalna) — это устройство, которое регистрирует каждую вашу продажу и печатает чек. Его задача — фиксировать оборот, чтобы продажи были прозрачны для налоговой. Ключевой момент: касса нужна, только если вы продаете товары или услуги физическим лицам (частным клиентам, osoby fizyczne), а также фермерам, которые продают свою продукцию без VAT (rolnicy ryczałtowi). А если вы работаете исключительно с фирмами (B2B) и выставляете фактуры, касса вам, как правило, не нужна.
Важно: с 2026 года купить можно практически только онлайн-кассы (kasy online). Кассы старого типа (с бумажной или электронной копией) с официальной продажи сняты. Онлайн-касса сама передает данные о продажах в систему налоговой (Centralne Repozytorium Kas, CRK).
Есть и вариант попроще — виртуальная касса (kasa wirtualna). Это программа на компьютере, планшете или телефоне, без всякого отдельного устройства. Правда, доступна она не всем, а только определенным видам деятельности. И еще: устройство с такой кассой все равно должно подключаться к принтеру и печатать чеки. У онлайн-кассы с чеками проще. Их можно выдавать и в бумажном виде, и в электронном.
Можно и без кассы: лимит 20 000 zł
Хорошая новость для небольшого бизнеса: от кассы можно быть освобожденным. Если ваши продажи частным лицам за предыдущий год не превысили 20 000 zł, касса вам не нужна.
Несколько важных моментов:
- лимит считается только по продажам физлицам и фермерам без VAT (rolnicy ryczałtowi), а не по всему обороту фирмы;
- для плательщиков VAT в расчет идет сумма нетто;
- если вы открыли фирму в течение года, лимит пересчитывается пропорционально по фактическим дням работы;
- превысив лимит, кассу нужно поставить не сразу, а в течение 2 месяцев c конца месяца, в котором это произошло.
Есть исключения: здесь касса нужна всем
Для некоторых видов деятельности касса обязательна с первой же продажи, сколько бы вы ни заработали. Освобождающий лимит в 20 000 zł здесь не работает вообще.
Это, в частности:
- гастрономия — рестораны, кафе, кейтеринг;
- парикмахерские, косметические и косметологические услуги;
- ремонт автомобилей и шиномонтаж;
- продажа топлива;
- налоговое консультирование и юридические услуги;
- медицинские и стоматологические услуги;
- продажа некоторых товаров — например, электроники и парфюмерии.
Полный список гораздо длиннее, и он время от времени обновляется. Поэтому, если ваша деятельность близка к перечисленным выше, лучше выяснить заранее: нужна ли вам касса сразу.
Понять, попадаете ли вы под обязанность, бывает не так просто: списки товаров и услуг длинные, а формулировки хитрые. Специалисты LEVO Group подскажут, нужна ли касса именно вам и с какого дня, чтобы обязательство было выполнено вовремя и без спешки.
Цена: сколько стоит кассовый аппарат и что вернут
Онлайн-касса стоит примерно от 1200 до 2500 zł нетто, смотря какая модель и функции. На покупку первой кассы положена льгота — 90% от цены нетто, но не больше 700 zł.
Условий несколько: касса должна быть онлайн, а начать пользоваться ею нужно в течение 6 месяцев со дня, когда вы начали вести учет продаж. Льгота доступна и плательщикам VAT, и тем, кто от него освобожден.
Но есть нюанс: если в первые 3 года вы закроете фирму, перестанете пользоваться кассой или пропустите обязательный техосмотр, льготу придется вернуть.
Кассовый аппарат установлен: что дальше
Купить и подключить — это лишь начало. Дальше начинаются регулярные обязанности:
- выдавать чек с каждой продажи;
- хранить копию каждого выданного чека — в бумажном виде или на карте памяти, смотря какая у вас касса;
- делать суточный отчет (raport dobowy) по итогам каждого дня продаж. Онлайн-кассы формируют его сами;
- делать месячный отчет (raport miesięczny) — крайний срок, до 25-го числа следующего месяца, но на практике его лучше делать в первый рабочий день нового месяца и сразу передавать в бухгалтерию;
- проходить техосмотр (przegląd techniczny) минимум раз в 2 года. За просрочку налоговая может выписать штраф 300 zł, а если вы получали льготу на покупку кассы, ее придется вернуть (это касается первых 3 лет с начала учета продаж);
- хранить книгу кассы (książka kasy) — документ с историей ее обслуживания.
Полезно знать: чек с NIP покупателя на сумму до 450 zł уже считается упрощенной фактурой и отдельную выставлять ее не нужно.
Нет кассы, а надо: чем это грозит
Последствия ощутимые. Если пробивать продажи вы обязаны, но не делаете этого, вам грозит:
- дополнительное налоговое обязательство — 30% VAT с непробитых продаж;
- штраф по Уголовно-налоговому кодексу (Kodeks karny skarbowy);
- потеря права на льготу по покупке кассы.
Хуже всего узнать об обязанности задним числом, когда продажи уже прошли мимо кассы. Обратитесь в LEVO Group: наши специалисты следят за календарем вместо вас и напоминают раньше, чем налоговая.
Закрытие фирмы: что делать с кассой
Закрываете фирму? Кассовый аппарат тоже нужно ликвидировать. Вместе со специалистом по обслуживанию вы переводите ее в режим «только чтение», считываете память и оформляете финальные фискальные отчеты. Затем в течение 5 дней подаете в налоговую заявление о снятии кассы с учета вместе с этими документами.
Касса и KSeF: что меняется
С 2026 года бумажные фактуры уходят в прошлое. Их заменяет система KSeF (Krajowy System e-Faktur). Электронные фактуры становятся обязательными. Как это влияет на кассовые аппараты?
До конца 2026 года все по-старому: фактуру можно выставить прямо с кассы, а чек с NIP до 450 zł считается упрощенной фактурой. А с 1 января 2027 года так уже нельзя: фактуру для фирмы (B2B) придется выставлять в KSeF, и чек с NIP ее больше не заменит. Для продаж частным лицам это правило не действует. Подробнее читайте в нашей статье о KSeF.
Если коротко: на что обратить внимание?
Перед покупкой кассы стоит сделать одну вещь: проверить, точно ли она вам нужна и с какого дня. Лишние расходы и штрафы почти всегда возникают из-за опоздания, когда касса появляется позже, чем это было нужно по закону. Один короткий разговор с бухгалтером снимает этот вопрос заранее.
Поможем разобраться, нужна ли касса именно вам, оформим льготу на ее покупку и настроим учет. Остались вопросы? Приходите на консультацию.
Больше о ведении бизнеса в Польше прочитаете в других наших статьях.
