Наверняка вам знакома такая ситуация: короткая встреча с потенциальным клиентом где-нибудь в городе за чашкой кофе плавно перетекает в обед, ведь тем для обсуждения оказалось больше, чем вы ожидали. Приходит время рассчитаться, вы достаёте корпоративную карту и на секунду задумываетесь: «Примет ли бухгалтер эту фактуру? Сколько раз слышал, что с ресторанными счетами в расходах фирмы нужно быть поосторожнее…»
Или такой сценарий: вы в командировке и после конференции отправились с коллегами по отрасли поужинать. Официант приносит счёт. «Какой картой платить? Личной? Корпоративной? В бухгалтерии что-то говорили о суточных… Нужно уложиться в определённую сумму или можно ни в чём себе не отказывать?»
Специалисты LEVO Group объясняют, когда и как еду можно учесть в расходах фирмы, чтобы они не обернулись для вас несварением.
Содержание
- И волки сыты, и овцы целы
- Что написать на фактуре, чтобы обед не оставил горького послевкусия?
- Фрукты по четвергам, пицца для команды по пятницам, а налоговые проверки по понедельникам?
- Командировка = обед за счёт фирмы?
- Здесь или с собой? Вопрос на 8%
- Градусы в бокале, которые не снижают налог
- Спросите налоговую, пока она не спросила вас
И волки сыты, и овцы целы
Согласно ст. 22 Закона о подоходном налоге с физических лиц (ustawa o PIT), расходами на получение дохода считаются затраты, понесённые с целью его получения, а также сохранения или обеспечения его источника, то есть связанные с деятельностью фирмы. Исключение составляют затраты, перечисленные в ст. 23, в том числе представительские расходы. В Законе о налоге на прибыль юридических лиц (ustawa o CIT) действуют, по сути, те же правила (ст. 15 и 16).
Встреча с контрагентом в ресторане или угощение для клиента не вписываются в это определение однозначно, поэтому налоговая может счесть их представительскими расходами и не принять к учёту. В идеальном мире закон подробно объяснял бы, что под ними понимается. Но поскольку чёткого определения в нём нет, обратимся к самому известному судебному решению по этому вопросу. Высший административный суд (NSA) в решении, вынесенном 17 июня 2013 г. (II FSK 702/11), указал, что не каждый обед с контрагентом носит представительский характер. Если встреча служит конкретной деловой цели, а не только укреплению имиджа или отношений, такой обед можно отнести к расходам фирмы.
Что написать на фактуре, чтобы обед не оставил горького послевкусия?
Как же доказать, что вы встречались в ресторане с клиентом, чтобы обсудить условия сотрудничества, а не обедали, например, с семьёй? Всё просто, но описывать нужно подробно. Чем точнее описание, тем меньше вероятность, что налоговая служба сочтёт расходы представительскими. В описании фактуры (или в подтверждающих документах) нужно указать:
- дату встречи;
- участников (название компании, имена и фамилии);
- цель встречи: она должна быть связана с деятельностью фирмы и сформулирована как можно конкретнее.
К фактуре стоит приложить краткое резюме встречи или переписку, связанную с обедом и достигнутыми на нём договорённостями.
Вы, наверное, думаете: «И всё? Проще простого». Не совсем. Налоговая крайне критично относится к расходам на питание, поэтому, кроме точного описания фактуры, понадобится ещё и здравый смысл. Если вы зарабатываете 10–15 тыс. zł в месяц, а больше десятка раз в год приносите бухгалтеру «обед с клиентом за 1000 zł» из самых дорогих ресторанов, такое злоупотребление сложно не заметить. Тут не поможет даже самое подробное обоснование. И помните: описание должно быть правдивым. Задача не в том, чтобы превратить каждый ужин в деловой, а в том, чтобы правильно оформить действительно рабочие встречи.
Фрукты по четвергам, пицца для команды по пятницам, а налоговые проверки по понедельникам?
Если вы заказываете кейтеринг в офис, нужно ли и здесь собирать обширную документацию, чтобы не привлечь внимание налоговой? В этом случае ситуация совсем другая. Если еда заказана для сотрудников, её стоимость можно включить в расходы фирмы. Поэтому тимбилдинги, новогодние корпоративы и даже празднование удачного квартала всей командой за отличными суши не вызовут вопросов у проверяющих.
Кроме того, в расходы можно включить кофе, чай, соки, газированные напитки и минеральную воду для сотрудников. Инспекторы обычно относятся к таким тратам спокойно, ведь напитки влияют на продуктивность и общее настроение команды.
А если у вас JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza) и вы работаете из дома? Можно ли и вам устроить банкет на одного в честь успешного завершения года? Увы, нет. Налоговая ничего не имеет против того, чтобы вы праздновали, но за свой счёт. Питание самого предпринимателя относится к личным тратам, а не к расходам фирмы. То, что вы одновременно директор, бухгалтер, отдел кадров и единственный участник праздника, ещё не делает вас командой. Тимбилдинг с самим собой, хоть и бывает полезен для душевного равновесия, расходом на получение дохода не считается. Бесплатный совет от LEVO Group: наймите сотрудников, и следующий удачный год сможете отметить так, как и положено настоящей команде.
Командировка = обед за счёт фирмы?
В командировке предпринимателю тоже нужно есть, но налоговую не интересует, что именно он заказал. Его собственные обеды и ужины не считаются затратами фирмы. Вместо них он может включить в расходы суточные (dieta) согласно лимитам, установленным для сотрудников. Помните дилемму за ужином с коллегами после конференции? Ответ такой: можете ни в чём себе не отказывать, но платить придётся из собственного кармана. В расходы всё равно попадут только суточные, так что чек можно спокойно оставить на столике. А если за ужином вам удалось обсудить с потенциальным клиентом условия сотрудничества, подписать договор или получить заказ, не оставляйте чек на столике, а попросите фактуру. Как мы писали выше, встреча с конкретной деловой целью не считается представительскими расходами, поэтому такой ужин можно списать на расходы фирмы. Важно только правильно описать цель встречи и честно указать, кто за столом был клиентом, а кто просто коллегой из отрасли.
Здесь или с собой? Вопрос на 8%
Ещё одна ловушка подстерегает при вычете VAT (НДС). В законе о VAT чётко сказано: налог по услугам общепита к вычету не принимается. А услуга общепита, если упрощать, — это блюдо, приготовленное и поданное на месте, то есть всё, что вы едите в ресторане. Даже если такие затраты можно списать на расходы (например, питание сотрудника в командировке или деловой обед с клиентом), VAT по фактуре сгорает, а в расходы идёт вся сумма брутто.
С кейтерингом всё совсем иначе. Здесь VAT вычесть можно, и это подтверждают многочисленные интерпретации, например выданная налоговыми органами в Лодзи 19 марта 2014 г. (IPTPP2/443-7/14-4/JN). Кейтеринг включает не только еду, но и целый комплекс услуг: доставку, сервировку, иногда обслуживание гостей, причём всё это за пределами заведения, где блюда приготовили. Короче говоря, для налоговой важно не то, что вы едите, а где.
Градусы в бокале, которые не снижают налог
О том, можно ли списать алкоголь на расходы фирмы, спорят, кажется, вечно. Несмотря на чёткую позицию польских налоговых органов, до сих пор находятся предприниматели, которые не видят ничего плохого в бокале вина по фактуре за ужином с клиентом. Скажем прямо: алкоголь для налоговой — это расходы на поддержание имиджа фирмы, а их в Польше отнести к затратам нельзя. Специалисты LEVO Group советуют: «Не включайте алкоголь в расходы фирмы». Это пойдёт на пользу и вашему бюджету, и здоровью.
Спросите налоговую, пока она не спросила вас
Если вы не уверены, можно ли списать на расходы конкретную трату на еду или вычесть по ней VAT, подайте запрос на индивидуальную интерпретацию в KIS (Krajowa Informacja Skarbowa). Особенно это стоит сделать, если суммы большие, траты регулярно повторяются или речь идёт о нетипичной ситуации, в том числе о покупке алкоголя. Не менее важно, чем занимается ваша фирма. В некоторых сферах, например в бьюти-индустрии, деловые обеды случаются редко, поэтому убедить инспектора, что маникюр потребовал переговоров за ресторанным столиком, будет непросто. Интерпретация защищает от санкций и корректировок, если описанные в запросе обстоятельства соответствуют действительности. Не хотите писать в налоговую? Пишите нам! А ещё лучше — приходите к нам на обслуживание. Клиентам LEVO Group мы помогаем разобраться, какие обеды деловые, а какие лучше съесть за свой счёт, и берём на себя всё остальное: учёт, кадры и налоги. А вы спокойно заказывайте суши.
