Każdy zetknął się z pojęciem „kreatywna księgowość”. Tyle że przesadną pomysłowością popisują się zwykle nie księgowi, a pewni siebie przedsiębiorcy, którzy przynoszą do rozliczenia coraz to „ciekawsze” faktury zakupowe. Od retro skutera i hulajnogi elektrycznej, przez rybki w akwarium, po PlayStation 5. Brzmi raczej jak list do świętego Mikołaja niż zestawienie kosztów firmowych? Pozory mylą. A gdybyśmy już na wstępie zdradzili, że każdy z tych wydatków da się rozsądnie uzasadnić – i to tak, by nie budził wątpliwości fiskusa?
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztem uzyskania przychodu są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła. Wyjątek stanowią koszty wymienione w art. 23, m.in. koszty reprezentacji czy grzywny. Wydatki osobiste odpadają zaś już na starcie, bo nie mają związku z przychodem. I tu pojawia się pytanie: czy wspomniane rybki nie wyglądają przypadkiem na prywatną zachciankę? Księgowi pilnują tej granicy, bo niejednego przedsiębiorcę kusi, by wrzucać w koszty dosłownie wszystko. Trudno się dziwić – każdy chce, żeby w kieszeni zostało jak najwięcej. Sprawdźmy więc, gdzie dokładnie przebiega ta granica i kiedy wydatek ląduje w folderze „prywatne”, a nie „firmowe”.
Kategoria „dziwne, ale zgodne z prawem”
Owocowe piątki to w wielu firmach już standard, podobnie jak pokoje wypoczynkowe. Coraz więcej pracodawców decyduje się też na biura przyjazne zwierzętom (pet-friendly), do których pracownicy mogą przyprowadzać swoje czworonogi. A co z firmami, którym nie pozwala na to metraż? Dla nich też jest wyjście: niewielkie akwarium. Zajmie odrobinę miejsca, a zdziała sporo. Ociepli atmosferę i da chwilę wytchnienia, gdy zechcemy oderwać wzrok od ekranu i skupić się na czymś przyjemnym. Równie łatwo uzasadnić zakup psa, który strzeże firmowej posesji. A skoro pies pracuje na rzecz firmy, to w kosztach znajdzie się też wszystko, co wiąże się z jego utrzymaniem, choćby karma czy wizyty u weterynarza.
Wspomniany skuter to środek transportu jak każdy inny. Przecież nigdzie nie jest napisane, że na spotkanie z klientem trzeba jechać mercedesem. Co więcej, w przeciwieństwie do samochodu czy motocykla, przy zakupie skutera czy roweru odliczymy 100% VAT.
Pomyślisz: „No dobrze, rybki i skuter mają sens, ale konsola do gier to już przesada”. Otóż nie! Niektórzy przedsiębiorcy idą o krok dalej i urządzają dla pracowników tzw. chill-out roomy, czyli strefy, w których można całkowicie odciąć się od służbowych spraw. Wyposażenie takiej przestrzeni, łącznie z konsolą czy goglami VR, mogą zaliczyć do kosztów. Warunek jest jeden: w firmie muszą pracować osoby zatrudnione na umowę o pracę (ewentualnie zlecenie). Ktoś, kto prowadzi JDG i pracuje sam z domu, nie ujmie więc w kosztach gogli do PlayStation. Laptop, drukarkę, router czy abonament telefoniczny już tak. Nieoczywistym, a przy tym częstym wydatkiem w JDG bywa też smartwatch, czyli osobisty asystent na nadgarstku, który przyspiesza komunikację i ułatwia zarządzanie czasem.
Czy ubierzesz się do pracy na rachunek firmy?
Cóż… tak, choć nie tak łatwo, jak mogłoby się wydawać. Jeśli planujesz kupić szykowny garnitur, żeby robić w nim wrażenie na klientach albo zabierać go w delegacje, musimy Cię zasmucić: bez firmowego logo księgowa raczej nie zaliczy go do kosztów. Zwykły garnitur, podobnie jak każde ubranie, które nie jest wyraźnie powiązane z Twoją firmą, możesz przecież nosić także prywatnie. Inaczej jest, gdy strój ma trwałe oznakowanie, np. wyhaftowane logo. Przestaje wtedy być zwykłym ubraniem i staje się nośnikiem Twojej marki. Wydatki na reklamę i budowanie rozpoznawalności firmy spokojnie mieszczą się zaś w kosztach.
Inwestujesz w siebie, ale czy w firmę?
Tu znów mamy dobrą i złą wiadomość. Załóżmy, że prowadzisz działalność związaną z językiem obcym. Jesteś nauczycielem niemieckiego oraz tłumaczem przysięgłym. Myślisz jednak o dodatkowym źródle dochodu i chcesz się przekwalifikować albo przynajmniej pójść z duchem czasu i podszkolić z programowania. Co w takim przypadku z fakturą? Księgować? Przecież podnosisz swoje kwalifikacje i po ukończonym kursie rozszerzysz działalność o usługi kodowania.
Zacznijmy od dobrej wiadomości: kursy, szkolenia, książki czy udział w konferencjach jak najbardziej możesz zaliczyć do kosztów. Pod jednym warunkiem: muszą mieć związek z tym, na czym zarabiasz już dziś. I tu zła wiadomość. Jeśli branża IT to na razie tylko plan, a Twój kod PKD to 85.59.A (nauka języków obcych), możesz nawet nie prosić o fakturę za kurs programowania. Księgowa i tak jej nie zaakceptuje.
Biuro jak z katalogu wnętrz?
Większość z nas lubi otaczać się ładnymi przedmiotami. A gdyby tak postawić w biurze stylową lampę, obok wygodny fotel, a do tego stoliczek w sam raz na uroczy wazon z kwiatami? Zanim jednak rozsiądziesz się w nowym fotelu, zastanówmy się, co zrobić z fakturą za jego zakup. Tu sprawa jest prosta: meble i sprzęt biurowy, czyli fotel, stolik czy lampa, bez wątpienia mogą być kosztem firmowym. A wazon i kwiaty? Również. W podobnych sprawach wydawano już indywidualne interpretacje (0114-KDIP2-1.4010.37.2020.4.KS, IBPBI/1/415-39/14/ESZ): nic nie stoi na przeszkodzie, by elementy dekoracyjne poprawiające estetykę miejsca pracy oraz komfort pracowników i klientów uznać za koszt firmowy.
Disneyland w kosztach? Tylko dla wybranych
Faktura za bilet do parku rozrywki brzmi jak żart, z którego urząd skarbowy raczej się nie zaśmieje. A jednak w przypadku blogerów taki wydatek bywa uzasadnionym kosztem uzyskania przychodu. Potwierdził to Dyrektor KIS w interpretacji z 5 października 2023 r. (0115-KDIT1.4011.575.2023.1.MR): bloger, który zarabia na recenzowaniu restauracji czy atrakcji turystycznych, może zaliczyć takie wydatki do kosztów. Są one bowiem ściśle związane z jego działalnością i służą osiąganiu przychodów. Nie znaczy to jednak, że blogerom wolno wszystko. Jeśli kupują ubrania, kosmetyki czy gadżety elektroniczne, z których korzystają także prywatnie, trudno będzie wykazać, że zakup w całości wiąże się z działalnością. Podobnie jest z pakietami medycznymi. Osoba prowadząca jednoosobową działalność nie zaliczy do kosztów abonamentu na prywatną opiekę medyczną dla siebie. Doskonale rozumiemy, że każdy przedsiębiorca chce być zdrowy, ale dla fiskusa to wydatek prywatny. Co innego pakiety dla pracowników, bo te można ująć w kosztach firmy.
Lampka wina na koszt firmy?
Alkohol co do zasady zalicza się do kosztów reprezentacji, a tych, jak pamiętamy, nie można ująć w kosztach uzyskania przychodu. Wyjątki istnieją, ale jest ich niewiele. Dotyczą przede wszystkim producentów alkoholu, gdy chodzi o degustacje, próbki produktów czy kontrolę jakości. Drugi wyjątek obejmuje organizatorów wydarzeń, jeśli alkohol jest częścią usługi, którą sprzedają klientowi. Nawet wtedy trzeba jednak udokumentować, że zakup bezpośrednio wiąże się z przychodem. Sama faktura to za mało.
A jeśli myślisz, że sprawę załatwi butelka dobrego wina z firmowym logo na etykiecie, którą wręczysz klientom na koniec roku, znów musimy Cię zmartwić. Logo, owszem, ma znaczenie, ale tylko przy typowych gadżetach reklamowych, a butelki alkoholu trudno nazwać gadżetem. Takiego wydatku nie zaakceptuje więc urząd skarbowy, a jeszcze wcześniej Twoja księgowa.
Gdzie kończy się kreatywność, a zaczyna kłopot?
Tu najlepiej sprawdzi się metoda stara jak świat: zapytaj księgowego. Doświadczony fachowiec nie takie faktury widział i nie na takie pytania odpowiadał. To Twój partner w biznesie, a cel macie wspólny: w rachunkach wszystko ma się zgadzać. W najbardziej spornych przypadkach możesz też wystąpić do Dyrektora KIS o interpretację indywidualną. Jeśli się do niej zastosujesz, ochroni Cię przed przykrymi konsekwencjami, gdyby skarbówka zainteresowała się „nietypowym” kosztem. A jeśli właśnie trzymasz w ręku fakturę i wahasz się, czy trafi do folderu „firmowe”, czy „prywatne”, po prostu pokaż ją naszym specjalistom. Księgowi z Levo Group rozwiązują takie dylematy na co dzień.
