Na pewno znasz tę sytuację: krótkie spotkanie z potencjalnym klientem gdzieś na mieście przy kawie niepostrzeżenie przeradza się w obiad, bo tematów do omówienia okazało się więcej, niż się spodziewałeś. Przychodzi czas na rachunek, wyjmujesz kartę firmową i chwila zawahania: „Czy księgowa uzna mi tę fakturę? Wiele razy słyszałem, że z gastronomią w kosztach firmowych trzeba ostrożnie…”
Albo taki scenariusz: jesteś w podróży służbowej i po konferencji wybierasz się z kolegami z branży na kolację. Kelner przynosi rachunek. „Której karty użyć? Prywatnej? Firmowej? Księgowa wspominała coś o dietach… powinienem się trzymać określonych sum czy mogę jednak zaszaleć?”
Specjaliści LEVO Group wyjaśniają, kiedy i jak można zaliczyć posiłki do kosztów firmy, żeby nie skończyło się to dla Ciebie niestrawnością.
Spis treści
- Wilk syty i owca cała
- Jak prawidłowo opisać fakturę, żeby obiad nie odbił się czkawką?
- Owocowe czwartki, pizza dla zespołu w piątki, a kontrole skarbowe w poniedziałki?
- Służbowy wyjazd = obiad na koszt firmy?
- Na wynos czy na miejscu? Pytanie za 8%
- Procenty, które nie obniżają podatku
- Zapytaj fiskusa, zanim on zapyta Ciebie
Wilk syty i owca cała
Zgodnie z art. 22 ustawy o PIT kosztem podatkowym jest wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu albo zachowania lub zabezpieczenia jego źródła, czyli związany z działalnością firmy. Nie dotyczy to wydatków z art. 23, który wyklucza z kosztów m.in. wydatki na reprezentację. W ustawie o CIT obowiązują w zasadzie analogiczne zasady (art. 15 i 16).
Spotkanie z kontrahentem w restauracji czy poczęstunek nie mieszczą się w tej definicji jednoznacznie, więc urząd może uznać je właśnie za reprezentację i zakwestionować ich rozliczenie. W idealnym świecie definicja „reprezentacji” byłaby szczegółowo opisana w ustawie. Skoro jednak jej tam nie ma, przyjrzyjmy się najbardziej znanemu wyrokowi w tej sprawie. NSA w wyroku wydanym w składzie siedmiu sędziów 17 czerwca 2013 r. (II FSK 702/11) wskazał, że nie każdy obiad z kontrahentem to reprezentacja. Jeśli spotkanie ma konkretny cel biznesowy, a nie służy tylko budowaniu wizerunku czy relacji, wydatek może być kosztem podatkowym.
Jak prawidłowo opisać fakturę, żeby obiad nie odbił się czkawką?
Jak zatem udowodnić, że spotkałeś się w restauracji z klientem, żeby omówić warunki współpracy, a nie zabrałeś np. rodziny na lunch? Prosto, ale szczegółowo. Im dokładniejszy opis, tym mniejsza szansa, że skarbówka uzna wydatek za reprezentację. Opis faktury (lub dokumentacji pomocniczej) powinien zawierać:
- datę spotkania,
- uczestników (nazwę firmy, imiona i nazwiska),
- cel spotkania, związany z działalnością i jak najbardziej konkretny.
Do faktury warto dołączyć notatkę ze spotkania albo korespondencję dotyczącą lunchu i ustaleń, które po nim zapadły.
Pewnie myślisz: „I to wszystko? Nic prostszego”. Nie do końca. Urząd skarbowy bardzo krytycznie podchodzi do wydatków na posiłki, dlatego oprócz dokładnego opisu faktury potrzebny będzie też zdrowy rozsądek. Jeśli zarabiasz 10–15 tys. zł miesięcznie, a kilkanaście razy w roku przynosisz księgowej „obiad z klientem za 1000 zł” z najdroższych restauracji, trudno nie zauważyć nadużycia. Tu nie pomoże nawet najbardziej szczegółowe uzasadnienie. I pamiętaj: opis musi być zgodny z prawdą. Nie chodzi o to, żeby każdą kolację zamienić w służbową, tylko o to, żeby prawidłowo udokumentować spotkania, które rzeczywiście mają charakter biznesowy.
Owocowe czwartki, pizza dla zespołu w piątki, a kontrole skarbowe w poniedziałki?
Czy, zamawiając usługę cateringową do firmy, również musimy zbierać obszerną dokumentację, żeby nie zwrócić na siebie uwagi fiskusa? W tym przypadku sytuacja wygląda zupełnie inaczej. Jeśli jedzenie zostało zamówione dla pracowników, jego koszt można zaliczyć do kosztów firmy. Zatem integracyjne imprezy, noworoczne bankiety firmowe, a nawet zespołowe świętowanie dobrych kwartalnych wyników przy wyśmienitym sushi nie wzbudzą zastrzeżeń organów podatkowych.
Ponadto do kosztów można zaliczyć kawę, herbatę, soki, napoje gazowane i wodę mineralną dla pracowników. Urzędnicy zwykle podchodzą do takich wydatków spokojnie, bo napoje wpływają na produktywność i ogólny nastrój zespołu.
A jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i pracujesz z domu? Czy też możesz pozwolić sobie na jednoosobowy bankiet z okazji pomyślnego zamknięcia roku? Niestety nie. Urząd skarbowy nie ma nic przeciwko temu, żebyś świętował, ale robisz to na własny rachunek. I to nie tylko w przenośni. Posiłki przedsiębiorcy to wydatek osobisty, a nie koszt firmy. To, że jesteś jednocześnie prezesem, księgowym, działem HR i jedynym uczestnikiem imprezy, nie robi z Ciebie zespołu. Integracja z samym sobą, choć bywa wartościowa dla zdrowia psychicznego, nie jest kosztem uzyskania przychodu. Bezpłatna porada od LEVO Group: zatrudnij pracowników, a kolejne zamknięcie roku możesz już świętować, jak na prawdziwy zespół przystało.
Służbowy wyjazd = obiad na koszt firmy?
W delegacji przedsiębiorca też musi coś jeść, ale fiskus nie interesuje się tym, co zamówił. Jego własne obiady i kolacje nie są kosztami firmy. Zamiast tego może zaliczyć do kosztów dietę do wysokości limitów obowiązujących pracowników. Pamiętasz dylemat przy kolacji z kolegami po konferencji? Odpowiedź brzmi: możesz sobie niczego nie odmawiać, ale zapłacić trzeba będzie z własnej kieszeni. Do kosztów i tak trafi tylko dieta, więc paragon możesz spokojnie zostawić na stoliku. Jeśli jednak przy kolacji udało Ci się omówić z potencjalnym klientem warunki współpracy, podpisać umowę lub zdobyć zlecenie, nie zostawiaj paragonu na stoliku, tylko poproś o fakturę. Jak pisaliśmy wyżej, spotkanie o konkretnym celu biznesowym nie jest uznawane za koszty reprezentacji, dlatego taką kolację można zaliczyć do kosztów firmy. Ważne jest tylko, żeby prawidłowo opisać cel spotkania i uczciwie wskazać, kto przy stole był klientem, a kto po prostu kolegą z branży.
Na wynos czy na miejscu? Pytanie za 8%
Kolejna pułapka czeka przy odliczaniu VAT. Ustawa o VAT jasno mówi, że od usług gastronomicznych podatku odliczyć nie można. A usługa gastronomiczna to, w uproszczeniu, posiłek przygotowany i podany na miejscu, czyli wszystko, co zjadasz w restauracji. Nawet jeśli taki wydatek może trafić do kosztów, na przykład posiłek pracownika w delegacji albo obiad z klientem o konkretnym celu biznesowym, VAT z faktury przepada, a cały rachunek księgujesz w kwocie brutto.
Zupełnie inaczej wygląda catering. Tu VAT odliczyć można, co potwierdzają liczne interpretacje podatkowe, m.in. Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 19 marca 2014 r. (IPTPP2/443-7/14-4/JN). Catering to nie tylko jedzenie, ale cała usługa: dowóz, serwis, czasem obsługa, i to wszystko poza lokalem firmy, która go przygotowała. Krótko mówiąc: dla fiskusa liczy się nie to, co jesz, ale gdzie.
Procenty, które nie obniżają podatku
Alkohol w kosztach firmy to temat stary jak świat, a wciąż, mimo jasnego stanowiska polskich organów, zdarzają się przedsiębiorcy, którzy nie widzą nic złego w lampce wina na fakturę podczas kolacji z klientem. Mówiąc wprost: ustawa o PIT wymienia napoje alkoholowe wśród wydatków na reprezentację, więc taka lampka wina w koszty nie wejdzie. O ile nie jesteś organizatorem imprez, producentem ani sprzedawcą alkoholu, rada od specjalistów LEVO Group brzmi: „Unikaj alkoholu w kosztach firmy”. Wyjdzie Ci to na zdrowie. Dosłownie.
Zapytaj fiskusa, zanim on zapyta Ciebie
Jeśli nie masz pewności, czy dany wydatek na jedzenie można zaliczyć do kosztów albo odliczyć od niego VAT, złóż wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej do Dyrektora KIS (Krajowej Informacji Skarbowej). Szczególnie warto to zrobić, jeśli kwoty są wysokie, wydatki regularnie się powtarzają albo chodzi o nietypową sytuację, w tym o zakup alkoholu. Nie mniej ważne jest to, czym zajmuje się Twoja firma. W niektórych branżach, na przykład w beauty, obiady biznesowe zdarzają się rzadko, dlatego przekonanie urzędnika, że manicure wymagał negocjacji przy restauracyjnym stoliku, nie będzie łatwe. Interpretacja chroni przed sankcjami i korektami, o ile okoliczności opisane we wniosku są zgodne z rzeczywistością. Nie chcesz pisać do skarbówki? Napisz do nas! A jeszcze lepiej — powierz nam obsługę swojej firmy. Klientom LEVO Group pomagamy ustalić, które obiady są biznesowe, a które lepiej zjeść na własny koszt, i bierzemy na siebie całą resztę: księgowość, kadry i podatki. A Ty możesz spokojnie zamawiać sushi.
