Informacja o przetwarzaniu danych osobowych (RODO)

Data ostatniej aktualizacji: 30 lipca 2026 r.

1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez LEVO Group Sp. z o.o. w związku z:

• korzystaniem ze strony internetowej LEVO Group;
• wysyłaniem wiadomości za pośrednictwem formularzy kontaktowych;
• kontaktem za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonu;
• zwracaniem się o informacje dotyczące usług;
• przygotowywaniem ofert handlowych;
• zawieraniem i wykonywaniem umów;
• świadczeniem usług księgowych, kadrowo-płacowych, rejestracyjnych, doradczych oraz innych usług;
• prowadzeniem korespondencji biznesowej;
• prowadzeniem działań marketingowych;
• prowadzeniem procesów rekrutacyjnych;
• współpracą z klientami, dostawcami i innymi kontrahentami.

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej: „RODO” lub „GDPR”, a także zgodnie z właściwymi przepisami prawa polskiego.

Zasady korzystania z plików cookie oraz innych podobnych technologii zostały opisane w odrębnym dokumencie „Polityka plików cookie”.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

LEVO Group Sp. z o.o.

KRS: 0000947350
NIP: 7011069482
REGON: 521036339

E-mail: biuro@levogroup.pl
Telefon: +48 889 551 400

We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, realizacją praw lub niniejszą Polityką można kontaktować się:

• pocztą elektroniczną: biuro@levogroup.pl;
• telefonicznie: +48 889 551 400;
• pisemnie na adres siedziby Spółki ujawniony w KRS.

LEVO Group Sp. z o.o. nie wyznaczyła odrębnego Inspektora Ochrony Danych (IOD).

Punktem kontaktowym w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych jest LEVO Group Sp. z o.o., dostępna pod adresem e-mail biuro@levogroup.pl.

Jeżeli w przyszłości zostanie formalnie wyznaczony IOD, jego dane kontaktowe zostaną opublikowane na stronie internetowej oraz przekazane Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami.

3. Rola LEVO Group w przetwarzaniu danych

LEVO Group występuje jako administrator danych osobowych, gdy samodzielnie określa cele i sposoby ich przetwarzania, w szczególności w odniesieniu do:

• osób odwiedzających stronę internetową;
• osób kierujących zapytania;
• potencjalnych klientów;
• klientów będących osobami fizycznymi;
• przedstawicieli i osób kontaktowych klientów;
• dostawców i kontrahentów;
• kandydatów do pracy;
• pracowników i współpracowników LEVO Group;
• osób, których dane są przetwarzane w związku z realizacją obowiązków prawnych LEVO Group.

Przy świadczeniu usług księgowych, kadrowo-płacowych, rozliczeniowych oraz innych usług LEVO Group może również przetwarzać dane osobowe pracowników, wykonawców, klientów i kontrahentów swoich klientów wyłącznie na polecenie danego klienta.

W takim przypadku:

• klient jest administratorem danych osobowych;
• LEVO Group jest podmiotem przetwarzającym dane w imieniu administratora;
• przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 28 RODO.

W odniesieniu do danych niezbędnych LEVO Group do realizacji własnych obowiązków prawnych, wystawiania faktur, dokonywania rozliczeń, wykonywania wymogów wynikających z przepisów prawa, przeciwdziałania praniu pieniędzy lub ustalania, dochodzenia bądź obrony przed roszczeniami LEVO Group może działać jako odrębny administrator danych osobowych.

4. Kategorie przetwarzanych danych osobowych

W zależności od charakteru zapytania, usługi lub współpracy LEVO Group może przetwarzać następujące kategorie danych.

4.1. Dane identyfikacyjne

W szczególności:

• imię i nazwisko;
• data urodzenia;
• obywatelstwo;
• numer PESEL;
• numer oraz dane dokumentu tożsamości;
• dane karty pobytu lub innego dokumentu potwierdzającego prawo pobytu;
• podpis;
• wizerunek, jeżeli znajduje się w przekazanym dokumencie;
• inne dane identyfikacyjne niezbędne do wykonania konkretnej usługi.

4.2. Dane kontaktowe

W szczególności:

• adres poczty elektronicznej;
• numer telefonu;
• adres zamieszkania;
• adres do korespondencji;
• adres prowadzenia działalności;
• inne dane kontaktowe przekazane przez daną osobę.

4.3. Dane dotyczące działalności gospodarczej i zawodowej

W szczególności:

• firma lub nazwa podmiotu;
• NIP, REGON, KRS;
• dane pochodzące z CEIDG, KRS, CRBR oraz innych rejestrów publicznych;
• stanowisko i pełniona funkcja;
• zakres umocowania przedstawiciela;
• informacje dotyczące aktywności zawodowej;
• dane wynikające z pełnomocnictw;
• informacje o formie prowadzenia działalności;
• informacje niezbędne do obsługi księgowej, kadrowo-płacowej, rejestracyjnej lub doradczej.

4.4. Dane związane z umowami i rozliczeniami

W szczególności:

• dane niezbędne do zawarcia i wykonania umowy;
• historia zamówionych usług;
• dane niezbędne do wystawiania faktur;
• dane rachunku bankowego;
• informacje dotyczące płatności;
• informacje o zadłużeniu;
• historia współpracy;
• treść umów i załączników;
• informacje niezbędne do rozpatrywania reklamacji i roszczeń.

4.5. Dane zawarte w korespondencji i dokumentach

W szczególności:

• treść wiadomości;
• informacje dotyczące usługi będącej przedmiotem zapytania;
• historia korespondencji;
• informacje przekazane podczas rozmowy telefonicznej lub spotkania;
• dokumenty i załączniki przesłane przez użytkownika;
• informacje zawarte w dokumentach księgowych, podatkowych, kadrowych i rejestracyjnych.

4.6. Dane kandydatów do pracy

W szczególności:

• imię i nazwisko;
• dane kontaktowe;
• data urodzenia;
• informacje o wykształceniu;
• kwalifikacje zawodowe;
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia;
• informacje o umiejętnościach;
• znajomość języków;
• informacje zawarte w CV i liście motywacyjnym;
• informacje uzyskane podczas rozmowy rekrutacyjnej;
• inne dane dobrowolnie przekazane przez kandydata.

4.7. Dane techniczne

Podczas korzystania ze strony internetowej automatycznie mogą być przetwarzane:

• adres IP;
• data i godzina połączenia;
• adres żądanej strony;
• typ przeglądarki;
• typ systemu operacyjnego;
• typ urządzenia;
• informacje o błędach technicznych;
• informacje zawarte w logach serwera;
• informacje niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa strony internetowej.

Przetwarzanie danych gromadzonych przy użyciu plików cookie zostało szczegółowo opisane w odrębnej Polityce plików cookie.

4.8. Szczególne kategorie danych osobowych

Przy świadczeniu usług kadrowo-płacowych i księgowych LEVO Group może uzyskiwać dostęp do informacji o stanie zdrowia, zwolnieniach lekarskich, niepełnosprawności, przynależności do związków zawodowych lub innych szczególnych kategorii danych osobowych.

Takie dane są przetwarzane wyłącznie:

• gdy jest to niezbędne na podstawie przepisów prawa;
• gdy istnieje odpowiednia przesłanka określona w art. 9 RODO;
• na udokumentowane polecenie klienta będącego administratorem danych;
• z zastosowaniem podwyższonych środków poufności i bezpieczeństwa.

Użytkownicy nie powinni przesyłać za pośrednictwem zwykłego formularza kontaktowego kopii paszportów, kart pobytu, dokumentów zawierających numer PESEL, informacji medycznych ani innych poufnych dokumentów, jeżeli bezpieczny sposób ich przekazania nie został wcześniej uzgodniony z LEVO Group.

5. Źródła danych osobowych

Dane osobowe mogą być pozyskiwane bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, w szczególności za pośrednictwem:

• formularza kontaktowego;
• poczty elektronicznej;
• rozmowy telefonicznej;
• spotkania osobistego lub zdalnego;
• zawartej umowy;
• przekazanych dokumentów;
• aplikacji o pracę;
• systemów wymiany dokumentów wykorzystywanych przez klienta.

W określonych przypadkach dane mogą zostać pozyskane:

• od klienta LEVO Group;
• od pracodawcy danej osoby;
• od reprezentowanej spółki lub innego podmiotu;
• od pełnomocnika;
• od agencji zatrudnienia lub agencji rekrutacyjnej;
• od osoby polecającej kandydata;
• z CEIDG, KRS, CRBR, REGON oraz innych rejestrów publicznych;
• ze stron internetowych przedsiębiorstw;
• z publicznie dostępnych profili zawodowych;
• z innych legalnie dostępnych źródeł publicznych.

Jeżeli dane osobowe nie zostały pozyskane bezpośrednio od osoby, której dotyczą, LEVO Group realizuje obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 RODO, chyba że przepisy prawa przewidują wyjątek.

Odpowiednia informacja może zostać przekazana bezpośrednio, pocztą elektroniczną lub poprzez odesłanie do niniejszej Polityki, co do zasady:

• w rozsądnym terminie po pozyskaniu danych, nie później niż w ciągu jednego miesiąca;
• przy pierwszym kontakcie z daną osobą;
• przed pierwszym ujawnieniem danych innemu odbiorcy – w zależności od tego, które z tych zdarzeń nastąpi wcześniej.

6. Zapytania kontaktowe i zapytania dotyczące usług

Dane osobowe osób kontaktujących się za pośrednictwem strony internetowej, poczty elektronicznej, telefonu lub innych kanałów są przetwarzane w celu:

• odebrania i rozpatrzenia wiadomości;
• udzielenia odpowiedzi;
• zorganizowania rozmowy telefonicznej lub spotkania;
• przekazania informacji o usługach;
• analizy zapytania;
• prowadzenia korespondencji biznesowej;
• udokumentowania komunikacji;
• ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami.

Podstawą prawną przetwarzania jest:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeżeli zapytanie jest związane z zawarciem umowy lub z działaniami podejmowanymi na żądanie użytkownika przed zawarciem umowy;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes LEVO Group polegający na obsłudze zapytań, prowadzeniu korespondencji biznesowej, organizowaniu komunikacji oraz ustalaniu, dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami;
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego.

Do udzielenia odpowiedzi na zapytanie lub przygotowania żądanej oferty nie jest wymagane odrębne wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych.

Jeżeli współpraca nie została rozpoczęta, dane są przechowywane do czasu zakończenia korespondencji, a następnie co do zasady nie dłużej niż przez 12 miesięcy od ostatniego kontaktu.

Dane mogą być przechowywane dłużej, jeżeli jest to niezbędne do:

• udokumentowania istotnych okoliczności zapytania;
• rozpatrzenia reklamacji;
• ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
• wykonania obowiązku prawnego.

7. Przygotowanie oferty handlowej

Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu:

• analizy potrzeb potencjalnego klienta;
• określenia zakresu usług;
• przygotowania kalkulacji wynagrodzenia;
• przesłania oferty handlowej;
• prowadzenia negocjacji;
• podjęcia działań przed zawarciem umowy.

Podstawą prawną jest:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podejmowanie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes LEVO Group polegający na dokumentowaniu oferty, negocjacji i komunikacji biznesowej.

Jeżeli umowa nie została zawarta, dane związane z ofertą są przechowywane co do zasady nie dłużej niż przez 12 miesięcy od ostatniego kontaktu.

Mogą być one przechowywane dłużej, jeżeli jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami albo do wykonania obowiązku prawnego.

8. Klienci, kontrahenci oraz ich przedstawiciele

Dane osobowe klientów, kontrahentów, ich przedstawicieli, pracowników oraz osób kontaktowych są przetwarzane w celu:

• przygotowania i zawarcia umowy;
• wykonania umowy;
• świadczenia zamówionych usług;
• utrzymywania kontaktu;
• weryfikacji umocowania;
• identyfikacji klienta lub kontrahenta;
• wystawiania faktur;
• dokonywania rozliczeń;
• prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej;
• wykonywania obowiązków wynikających z przepisów prawa;
• rozpatrywania reklamacji;
• dochodzenia należności;
• ustalania, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
• zapobiegania nadużyciom;
• zapewnienia bezpieczeństwa współpracy.

Podstawą prawną jest:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – zawarcie i wykonanie umowy, jeżeli dana osoba jest jej stroną;
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wykonanie obowiązków prawnych ciążących na LEVO Group;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes LEVO Group polegający na organizacji współpracy, kontaktowaniu się z przedstawicielami klienta, dokumentowaniu stosunków umownych, dochodzeniu należności oraz ustalaniu, dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami.

W odniesieniu do przedstawicieli i osób kontaktowych osób prawnych podstawą przetwarzania jest co do zasady art. 6 ust. 1 lit. f RODO, ponieważ dana osoba nie zawsze jest bezpośrednią stroną umowy.

Dane są przechowywane:

• przez okres obowiązywania umowy;
• przez okresy wynikające z przepisów podatkowych, rachunkowych, prawa pracy, ubezpieczeń społecznych oraz innych właściwych przepisów;
• do upływu terminów przedawnienia roszczeń;
• do prawomocnego zakończenia postępowania sądowego, administracyjnego lub egzekucyjnego, jeżeli takie postępowanie zostało wszczęte.

9. Realizacja obowiązków prawnych

LEVO Group może przetwarzać dane osobowe w celu wykonywania obowiązków wynikających w szczególności z:

• przepisów podatkowych;
• przepisów o rachunkowości;
• przepisów o ubezpieczeniach społecznych;
• przepisów prawa pracy;
• przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• przepisów regulujących rejestrację i działalność przedsiębiorców;
• żądań sądów, organów podatkowych, ZUS oraz innych uprawnionych instytucji.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Jeżeli przetwarzanie dotyczy szczególnych kategorii danych osobowych, zastosowanie ma również odpowiednia przesłanka określona w art. 9 RODO.

Dane są przechowywane przez okresy określone w odpowiednich przepisach prawa.

10. Marketing i informacje handlowe

Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu:

• przekazywania informacji o usługach LEVO Group;
• przesyłania ofert specjalnych;
• informowania o zmianach w przepisach i usługach;
• przesyłania zaproszeń na wydarzenia;
• prowadzenia marketingu bezpośredniego własnych usług;
• prowadzenia ewidencji udzielonych i wycofanych zgód;
• prowadzenia listy osób, które zrezygnowały z komunikacji marketingowej.

W celu przesyłania informacji handlowych pocztą elektroniczną, za pomocą wiadomości SMS, telefonicznie lub przy użyciu innego środka komunikacji elektronicznej LEVO Group uzyskuje uprzednią zgodę, jeżeli jest ona wymagana przez przepisy prawa.

Podstawą prawną przetwarzania jest:

• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – dobrowolnie wyrażona zgoda;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes LEVO Group polegający na przechowywaniu dowodu udzielenia lub wycofania zgody, obsłudze ewentualnych roszczeń oraz zapobieganiu ponownemu kontaktowi po rezygnacji;
• art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej – w zakresie zgody na używanie środków komunikacji elektronicznej do przesyłania informacji handlowych, w tym marketingu bezpośredniego.

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Osoba, której dane dotyczą, ma również prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych do celów marketingu bezpośredniego.

Po otrzymaniu sprzeciwu dane nie są już wykorzystywane do marketingu bezpośredniego. LEVO Group może zachować minimalny zakres danych na liście wyłączeń, aby zapewnić skuteczne wykonanie sprzeciwu i nie kierować kolejnych komunikatów marketingowych.

Dane przetwarzane do celów marketingowych są przechowywane do czasu:

• wycofania zgody;
• wniesienia sprzeciwu;
• zakończenia danego działania marketingowego;
• stwierdzenia, że dane kontaktowe są nieaktualne.

Informacje potwierdzające udzielenie, zmianę lub wycofanie zgody mogą być przechowywane do upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

11. Dane ze źródeł publicznie dostępnych i kontakty biznesowe

LEVO Group może pozyskiwać służbowe dane kontaktowe i dane rejestrowe z:

• CEIDG;
• KRS;
• CRBR;
• oficjalnych rejestrów gospodarczych;
• stron internetowych przedsiębiorstw;
• publicznie dostępnych profili zawodowych;
• publicznych katalogów przedsiębiorców;
• innych legalnie dostępnych źródeł.

Dane te mogą być wykorzystywane w celu:

• weryfikacji przedsiębiorcy lub kontrahenta;
• ustalenia osób uprawnionych do reprezentowania podmiotu;
• potwierdzenia danych rejestrowych;
• zapewnienia bezpieczeństwa współpracy;
• ustalenia możliwych kontaktów biznesowych;
• nawiązania potencjalnych relacji biznesowych.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes LEVO Group polegający na weryfikacji kontrahentów, rozwoju działalności oraz nawiązywaniu relacji biznesowych.

Sam fakt publicznej dostępności adresu poczty elektronicznej lub numeru telefonu nie oznacza zgody na otrzymywanie ofert marketingowych.

Informacje handlowe są przesyłane pocztą elektroniczną, telefonicznie lub za pośrednictwem innych kanałów elektronicznych wyłącznie wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna i są spełnione wymogi dotyczące uprzedniej zgody.

Dane pochodzące ze źródeł publicznie dostępnych, w odniesieniu do których nie nawiązano relacji biznesowej, są przechowywane co do zasady nie dłużej niż przez 12 miesięcy od ich pozyskania lub ostatniego sprawdzenia aktualności.

12. Rekrutacja

Dane osobowe kandydatów są przetwarzane w celu:

• przeprowadzenia bieżącego procesu rekrutacyjnego;
• weryfikacji kwalifikacji i doświadczenia;
• oceny kandydatury;
• kontaktu z kandydatem;
• przeprowadzenia rozmów rekrutacyjnych;
• wyboru kandydata;
• podjęcia działań przed zawarciem umowy;
• prowadzenia przyszłych rekrutacji – jeżeli kandydat wyraził odrębną zgodę;
• ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami związanymi z procesem rekrutacyjnym.

Podstawą prawną jest:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podejmowanie działań na żądanie kandydata przed zawarciem umowy;
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 22¹ Kodeksu pracy – przetwarzanie danych, których pracodawca może żądać od kandydata;
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda na przetwarzanie dodatkowych, dobrowolnie przekazanych danych oraz danych na potrzeby przyszłych rekrutacji;
• art. 9 ust. 2 lit. a RODO – wyraźna zgoda, jeżeli kandydat dobrowolnie przekazał szczególne kategorie danych osobowych i nie istnieje inna podstawa przetwarzania;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes LEVO Group polegający na ustalaniu, dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami.

Podanie danych niezbędnych do udziału w bieżącej rekrutacji jest dobrowolne, jednak brak wymaganych danych może uniemożliwić rozpatrzenie kandydatury.

Podanie dodatkowych danych oraz zgoda na udział w przyszłych rekrutacjach są całkowicie dobrowolne i nie wpływają na ocenę kandydata w bieżącym procesie.

Do udziału w bieżącym procesie rekrutacyjnym nie jest wymagana odrębna, ogólna formuła zgody na przetwarzanie danych, które mogą być przetwarzane na podstawie przepisów prawa lub w związku z działaniami podejmowanymi przed zawarciem umowy.

Dane dotyczące bieżącej rekrutacji są przechowywane:

• do zakończenia danego procesu;
• po jego zakończeniu – przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, nie dłużej jednak niż do upływu właściwego terminu przedawnienia.

Jeżeli kandydat wyraził zgodę na udział w przyszłych rekrutacjach, dane są przechowywane do czasu wycofania zgody, jednak nie dłużej niż przez 12 miesięcy od jej udzielenia.

13. Zapewnienie działania i bezpieczeństwa strony internetowej

Dane techniczne i logi serwera mogą być przetwarzane w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania strony internetowej;
• diagnozowania błędów technicznych;
• ochrony przed atakami, spamem i innymi nadużyciami;
• wyjaśniania incydentów bezpieczeństwa;
• monitorowania dostępności strony internetowej;
• tworzenia i odtwarzania kopii zapasowych;
• ochrony systemów informatycznych i danych.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes LEVO Group polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa strony internetowej, systemów informatycznych oraz przetwarzanych danych.

Dane techniczne są przechowywane przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i diagnozowania błędów, zgodnie z ustawieniami oraz zasadami dostawcy hostingu.

Jeżeli dane są związane z incydentem bezpieczeństwa, próbą nieuprawnionego dostępu lub ewentualnym roszczeniem, mogą być przechowywane do pełnego wyjaśnienia okoliczności oraz upływu właściwych terminów przedawnienia.

14. Odbiorcy danych osobowych

Dostęp do danych osobowych mogą uzyskać wyłącznie osoby i podmioty, którym jest on niezbędny do wykonania określonego zadania.

Odbiorcami danych osobowych mogą być:

• upoważnieni pracownicy i współpracownicy LEVO Group;
• osoby współpracujące z LEVO Group na podstawie umów;
• dostawca hostingu strony internetowej mający siedzibę w Polsce;
• podmiot utrzymujący i rozwijający stronę internetową;
• dostawcy wsparcia IT i usług z zakresu bezpieczeństwa informacji;
• dostawcy systemów poczty elektronicznej i chmurowego obiegu dokumentów;
• dostawca Google Workspace;
• dostawcy systemów księgowych, kadrowo-płacowych, rozliczeniowych i CRM;
• dostawcy systemów elektronicznego obiegu dokumentów;
• doradcy prawni i podatkowi;
• audytorzy;
• zakłady ubezpieczeń;
• banki i operatorzy płatności;
• operatorzy pocztowi i kurierscy;
• agencje rekrutacyjne i portale z ofertami pracy;
• organy administracji publicznej, sądy, ZUS, organy podatkowe oraz inne uprawnione instytucje.

Podmioty przetwarzające dane wyłącznie na polecenie LEVO Group działają na podstawie odpowiednich umów i wyłącznie w granicach udokumentowanych instrukcji LEVO Group.

Niektórzy odbiorcy, w szczególności organy administracji publicznej, sądy, banki, niezależni doradcy zawodowi lub zakłady ubezpieczeń, mogą występować jako odrębni administratorzy danych osobowych.

LEVO Group nie sprzedaje danych osobowych.

15. Google Workspace

LEVO Group korzysta z Google Workspace, w szczególności w celu:

• obsługi poczty elektronicznej;
• przechowywania i wymiany dokumentów roboczych;
• prowadzenia kalendarzy;
• organizowania komunikacji;
• korzystania z chmurowych narzędzi do współpracy.

W związku z tym dane zawarte w korespondencji elektronicznej, załącznikach, kalendarzach i dokumentach roboczych mogą być przetwarzane przez dostawcę Google Workspace oraz jego dalsze podmioty przetwarzające.

W odniesieniu do wykorzystywanych podstawowych usług Google Workspace Google przetwarza dane jako podmiot przetwarzający, zgodnie z warunkami umownymi dotyczącymi przetwarzania danych oraz udokumentowanymi instrukcjami LEVO Group.

Google może korzystać z dalszych podmiotów przetwarzających mających siedziby w różnych państwach.

16. Przekazywanie danych osobowych poza EOG

W związku z korzystaniem z Google Workspace oraz wybranych usług IT dane osobowe mogą być przetwarzane przez odbiorców lub dalsze podmioty przetwarzające znajdujące się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), w tym w Stanach Zjednoczonych Ameryki.

Przekazywanie danych poza EOG odbywa się wyłącznie przy zastosowaniu mechanizmu przewidzianego w rozdziale V RODO, w szczególności:

• na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony;
• z wykorzystaniem uznanego mechanizmu przekazywania danych zapewniającego odpowiednią ochronę;
• na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską;
• z zastosowaniem dodatkowych środków technicznych i organizacyjnych, jeżeli są one wymagane.

Obowiązujące warunki przetwarzania danych Google przewidują stosowanie odpowiedniego uznanego mechanizmu przekazywania danych albo standardowych klauzul umownych w przypadku przekazywania danych osobowych do państw, w odniesieniu do których nie stwierdzono odpowiedniego stopnia ochrony.

Hosting strony internetowej jest zapewniany przez dostawcę mającego siedzibę w Polsce. W zależności od wykorzystywanej przez niego infrastruktury i dalszych podmiotów przetwarzających niektóre operacje przetwarzania mogą być również wykonywane poza EOG.

Jeżeli takie przekazywanie ma miejsce, odbywa się ono z zastosowaniem odpowiedniego mechanizmu prawnego i zabezpieczeń przewidzianych w art. 44–49 RODO.

Informację o stosowanych zabezpieczeniach związanych z przekazywaniem danych można uzyskać, kontaktując się pod adresem:

biuro@levogroup.pl

17. Okres przechowywania danych osobowych

Dane osobowe są przechowywane nie dłużej, niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu, dla którego są przetwarzane.

Okres przechowywania ustala się z uwzględnieniem:

• charakteru i celu przetwarzania;
• okresu obowiązywania umowy;
• wymogów prawa podatkowego, rachunkowego, prawa pracy oraz innych właściwych przepisów;
• terminów przedawnienia roszczeń;
• konieczności rozpatrzenia reklamacji lub sporu;
• konieczności zapewnienia bezpieczeństwa;
• udzielonej zgody i momentu jej wycofania;
• wniesionego sprzeciwu.

Po upływie okresu przechowywania dane są usuwane, anonimizowane lub bezpiecznie niszczone, chyba że ich dalsze przechowywanie jest wymagane przez przepisy prawa.

Dane znajdujące się w kopiach zapasowych mogą być przechowywane do czasu ich planowego nadpisania lub usunięcia. Dostęp do takich danych jest ograniczony i nie są one wykorzystywane do innych celów.

18. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne.

Niepodanie danych oznaczonych jako obowiązkowe lub obiektywnie niezbędnych do realizacji danego celu może jednak uniemożliwić:

• wysłanie formularza kontaktowego;
• udzielenie odpowiedzi;
• przygotowanie oferty handlowej;
• zawarcie umowy;
• wykonanie zamówionej usługi;
• wykonanie obowiązku prawnego;
• udział w procesie rekrutacyjnym.

Jeżeli podanie danych jest wymagane przez przepisy prawa lub stanowi warunek umowny, dana osoba zostanie o tym poinformowana.

Nie należy przekazywać więcej danych, niż jest to niezbędne w związku z danym zapytaniem lub usługą.

19. Prawa osób, których dane dotyczą

W zależności od okoliczności i podstawy prawnej przetwarzania osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać prawo do:

• uzyskania potwierdzenia, czy jej dane osobowe są przetwarzane;
• dostępu do danych;
• uzyskania kopii danych;
• żądania sprostowania nieprawidłowych danych;
• żądania uzupełnienia niekompletnych danych;
• żądania usunięcia danych;
• żądania ograniczenia przetwarzania;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie, jeżeli spełnione są warunki prawa do przenoszenia danych;
• żądania przesłania danych innemu administratorowi, jeżeli jest to technicznie możliwe;
• wycofania uprzednio udzielonej zgody;
• niepodlegania decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, jeżeli wywołuje ona skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływa na tę osobę;
• wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Prawo do usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu oraz przenoszenia danych nie ma charakteru bezwzględnego i przysługuje w przypadkach określonych w RODO.

LEVO Group może odmówić usunięcia danych, jeżeli ich dalsze przechowywanie jest niezbędne w szczególności do:

• wykonania obowiązku prawnego;
• wykonania umowy;
• ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
• wykonywania praw przewidzianych w przepisach prawa.

20. Prawo do sprzeciwu

Jeżeli dane osobowe są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu LEVO Group zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją.

Po otrzymaniu sprzeciwu LEVO Group zaprzestanie przetwarzania, chyba że wykaże istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec praw i interesów danej osoby, albo przetwarzanie będzie niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Jeżeli dane są przetwarzane do celów marketingu bezpośredniego, osoba, której dane dotyczą, może wnieść sprzeciw w dowolnym momencie bez konieczności uzasadniania swojej szczególnej sytuacji.

Po wniesieniu sprzeciwu dane nie są już wykorzystywane do celów marketingu bezpośredniego.

21. Realizacja praw

W celu realizacji praw należy skontaktować się:

E-mail: biuro@levogroup.pl

lub pisemnie:

LEVO Group Sp. z o.o.
ul. Śliska 5A/2
05-075 Warszawa
Polska

W zgłoszeniu zaleca się wskazać:

• imię i nazwisko;
• dane kontaktowe;
• prawo, które dana osoba chce zrealizować;
• przetwarzanie, którego dotyczy zgłoszenie.

Jeżeli istnieją uzasadnione wątpliwości co do tożsamości osoby składającej żądanie, LEVO Group może poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do potwierdzenia jej tożsamości.

Odpowiedź jest udzielana bez zbędnej zwłoki, co do zasady w terminie jednego miesiąca od otrzymania żądania.

Jeżeli żądanie jest skomplikowane lub wpłynęła duża liczba żądań, termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące. W takim przypadku LEVO Group poinformuje osobę składającą żądanie o przedłużeniu terminu i jego przyczynach.

22. Prawo wniesienia skargi

Osoba, która uważa, że jej dane osobowe są przetwarzane z naruszeniem przepisów prawa, ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stanisława Moniuszki 1A
00-014 Warszawa
Polska

Wniesienie skargi nie ogranicza prawa do skorzystania z innych administracyjnych lub sądowych środków ochrony prawnej.

23. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

LEVO Group nie podejmuje wobec użytkowników strony internetowej, potencjalnych klientów, klientów, kontrahentów ani kandydatów decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych osobowych, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływają na daną osobę.

LEVO Group nie prowadzi profilowania wywołującego takie skutki.

Jeżeli w przyszłości będą stosowane zautomatyzowane decyzje lub profilowanie, osoby, których dane dotyczą, zostaną uprzednio poinformowane o:

• logice takiego przetwarzania;
• znaczeniu takiego przetwarzania;
• przewidywanych konsekwencjach;
• prawie do żądania interwencji człowieka;
• prawie do przedstawienia własnego stanowiska;
• prawie do zakwestionowania podjętej decyzji.

24. Bezpieczeństwo danych osobowych

LEVO Group stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru, zakresu, kontekstu i ryzyka przetwarzania, w szczególności:

• ograniczenie dostępu do danych osobowych;
• udzielanie dostępu wyłącznie osobom upoważnionym;
• stosowanie indywidualnych kont użytkowników;
• stosowanie haseł i innych mechanizmów uwierzytelniania;
• zarządzanie uprawnieniami;
• ochronę sprzętu komputerowego;
• tworzenie kopii zapasowych;
• szyfrowanie lub bezpieczne przekazywanie danych, jeżeli jest to uzasadnione;
• ochronę poczty elektronicznej i systemów chmurowych;
• umowne zobowiązanie pracowników i wykonawców do zachowania poufności;
• szkolenie pracowników;
• nadzór nad dostawcami;
• procedury reagowania na incydenty;
• dokumentowanie naruszeń ochrony danych osobowych;
• okresowy przegląd stosowanych środków.

Pomimo stosowania środków bezpieczeństwa przekazywanie informacji przez internet nie może zostać uznane za całkowicie wolne od ryzyka. Użytkownik nie powinien przesyłać szczególnie poufnych dokumentów za pośrednictwem zwykłego formularza kontaktowego bez wcześniejszego uzgodnienia bezpiecznego sposobu ich przekazania.

25. Zewnętrzne strony internetowe i usługi

Strona internetowa LEVO Group może zawierać odnośniki do stron internetowych innych organizacji oraz do zewnętrznych usług.

Po przejściu na zewnętrzną stronę internetową dane osobowe są przetwarzane zgodnie z zasadami danego dostawcy, który może działać jako odrębny administrator danych.

LEVO Group nie odpowiada za zasady przetwarzania danych stosowane na niezależnych zewnętrznych stronach internetowych.

26. Zmiany Polityki prywatności

Niniejsza Polityka może ulegać zmianom w związku z:

• zmianą przepisów prawa;
• zmianą usług LEVO Group;
• zmianą sposobów przetwarzania danych osobowych;
• zmianą funkcjonalności strony internetowej;
• zaangażowaniem nowych dostawców;
• zmianą wykorzystywanych systemów informatycznych;
• zmianą środków organizacyjnych lub technicznych.

Aktualna wersja Polityki jest publikowana na stronie internetowej wraz z datą ostatniej aktualizacji.

Jeżeli zmiana w istotny sposób wpływa na prawa osób, których dane dotyczą, LEVO Group może dodatkowo poinformować o niej w odpowiedni sposób.

27. Kontakt

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z:

LEVO Group Sp. z o.o.

E-mail: biuro@levogroup.pl
Telefon: +48 889 551 400